Si quieres saber qué es un ERP de forma clara y concisa, y sin apenas tecnicismos, este es “el Santo Grial” de los posts sobre softwares de gestión empresarial ERP.
¿Qué es un ERP?
Un ERP, siglas que en inglés significan Enterprise Resource Planning o sistema de planificación de recursos empresariales en español, es un software que permite a las empresas controlar todos los flujos de información que se generan en dentro de la organización. Su principal objetivo es integrar los departamentos de una empresa, permitiendo que la información fluya en tiempo real y con eficiencia a través de una única base de datos centralizada.
Antes de la aparición de los ERP, cada departamento de una empresa solía tener su propio programa especializado, lo que dificultaba la integración y sincronización de los datos. Con un sistema ERP, las pymes y sus departamentos pueden acceder a la misma información, evitando la necesidad de ingresar la misma información varias veces y minimizando la posibilidad de errores.
Los ERP están compuestos por diferentes módulos, uno por cada departamento de la empresa. Entre los componentes más comunes encontramos los de compras, ventas, inventario, logística, facturación, contabilidad, recursos humanos (RRHH) y CRM (Customer Relationship Management).
Este tipo de software es muy valorado por las empresas, ya que permite automatizar procesos y minimizar errores, lo que se traduce en un ahorro de tiempo y recursos. De hecho, según un estudio realizado en España, los sistemas ERP son los más demandados por los usuarios, duplicando las demandas de otros programas especializados, con casi un 50% de preferencia (49,17%), seguidos por CRM (14,35%) y RRHH (12,68%).
¿Para qué sirve un ERP?
Los ERP tienen como finalidad ayudar a las empresas en sus tareas de administración y toma de decisiones, automatizando todos sus procesos. Esto permite obtener datos en tiempo real, mejorar tareas de back office, controlar flujos de trabajo y minimizar errores. Además, la planificación de recursos empresariales que antes era tediosa, puede llegar a ser automática gracias a este tipo de software.
Con un ERP, una empresa tiene una ventaja competitiva sobre sus competidores que no utilizan uno. La automatización de procesos administrativos, el mayor control y la eficiente utilización de información, permiten a las empresas no sólo resolver problemas, sino también adelantarse a ellos y evitar que aparezcan.
Es fundamental tomar una decisión cuidadosa y bien informada al elegir un sistema ERP, ya que la empresa dedicará tiempo y recursos significativos en su implementación. Según un estudio de Panorama Consulting, el 52,66% de las empresas están satisfechas con su sistema ERP, mientras que el 38,14% no tienen un sentimiento positivo ni negativo, el 6,54% están poco satisfechas y el 2,66% no están satisfechas en absoluto. Por lo tanto, la decisión se tiene que ajustar al tipo de negocio para el que se va a utilizar y por ello tendrá que ser un software potente, intuitivo y flexible.
¿Cuáles son las características del ERP?
Existen muchos ERP, y varían en escala y funciones que ofrecen, pero independientemente del tamaño, podemos encontrar un conjunto de características comunes en los software ERP, como la administración de la cadena de suministro, análisis de información, automatización de tareas, gestión de finanzas y facturación, gestión de relaciones con clientes, generación de informes, gestión de compras y ventas, gestión de proyectos, gestión de stock e inventario, integración, operaciones en tiempo real, opciones de pago en línea y personalización.
Una de las principales características es la administración de la cadena de suministro, que permite seguir fácilmente el proceso de suministro, desde la producción hasta la distribución. Otro aspecto clave es la gestión de finanzas y facturación, que se compagina con compras y ventas. La gestión de proyectos también es importante, ya que, gracias a la integración con finanzas, permite calcular las ganancias.
La gestión de stock e inventario es otra de las características clave, que abarca desde el precio y los almacenes hasta los pedidos, especialmente si se combinan con un ecommerce. Además, todos los ERP realizan informes debido a la cantidad de datos que gestionan, lo que permite analizar la información de forma eficiente.
Gestionar compras y ventas también es una función común en los ERP, para controlar los gastos y entradas desde un solo lugar. Permite a las empresas automatizar y optimizar los procesos de compras y ventas, desde la gestión de inventario hasta la facturación y los pagos. Al integrar todos los datos relacionados con las compras y ventas en un solo sistema, las empresas pueden tener una visión completa y en tiempo real de sus operaciones comerciales, lo que les permite tomar decisiones más informadas y reducir errores. Además, el seguimiento de las órdenes de compra y ventas se vuelve más fácil y rápido con un ERP, lo que ayuda a mejorar la eficiencia y la productividad.
En resumen, un sistema de gestión ERP es una herramienta integral que permite a las empresas gestionar y automatizar sus procesos de negocio en diferentes áreas, desde la planificación de recursos hasta la gestión de la cadena de suministro, pasando por la gestión financiera y de recursos humanos. Al implementar un ERP, las empresas pueden obtener una visión completa de su negocio, lo que les permite tomar decisiones más informadas y estratégicas para mejorar su eficiencia operativa, reducir costes y aumentar su rentabilidad.
